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Data: 14 Novembre 2005

Linea: eBridge ACO

Oggetto: Prodotto E-Bridge Archiviazione e Conservazione Ottica Sostitutiva


Novità: Prodotto E-Bridge Archiviazione e Conservazione Ottica Sostitutiva

PREMESSA

Nell’ultimo decennio abbiamo assistito alla nascita dell’archiviazione ottica e al suo progressivo utilizzo in ambienti di lavoro che, sempre più hanno l’esigenza di utilizzare strumenti informatici necessari per essere al passo con i tempi.
L’archiviazione elettronica di un qualsiasi tipo di documento consente di ridurre drasticamente i tempi necessari alla ricerca, con notevole risparmio di tempo, quindi di denaro, rispetto alla stessa operazione eseguita utilizzando il tradizionale archivio cartaceo.
Il documento archiviato otticamente rispecchia fedelmente il documento originale, può essere stampato e se necessario inviato tramite email al cliente, operazioni che tramite l’archiviazione possono essere eseguite utilizzando esclusivamente la tastiera e il mouse.
I documenti archiviati elettronicamente possono essere contenuti su di un CD o DVD e consultabili in qualsiasi momento e luogo. Basti pensare che un consulente fornendo un CD ad ogni suo cliente gli permette di fornire copia della documentazione e fare ricerche in modo autonomo.
I vantaggi dell’Archiviazione sono molteplici e già sufficienti a giustificare l’utilizzo di un prodotto informatico, se poi aggiungiamo l’introduzione della conservazione ottica sostitutiva,prevista dal decreto del 23 gennaio 2004, che consente di eliminare la tradizionale conservazione cartacea dei documenti prevista dalla norma, l’utilizzo di un software di questo tipo diventa indispensabile.
Con la nuova normativa in materia di conservazione ottica sostitutiva , decreto del 23 gennaio 2004, si è aperta una nuova strada che prevede la facoltà di gestire e conservare otticamente in modo semplice e razionale qualsiasi documento, compresi quelli fiscali tipo fatture, cedolini paga , dichiarazioni, libri contabili e tutta la corrispondenza con valore e legale, ecc..

Questo significa l’eliminazione una volta per tutte della carta, quella che riempie raccoglitori, scaffali, interi armadi ove è depositata la documentazione che ogni soggetto è tenuto a conservare nel rispetto della normativa vigente per anni.
Sgomberare gli archivi dai documenti cartacei consente di recuperare spazi, ma in particolare rendere efficiente e funzionale tutto il sistema informatico.
La conservazione ottica sostitutiva si avvale della presenza del prodotto archiviazione che permette di usufruire dei vantaggi in precedenza esposti, e dal quale prelevare i documenti interessati e conservali nel rispetto delle modalità previste dalla norma.

Le aziende, i commercialisti e tutti quei soggetti obbligati a conservare documentazione propria o per conto di terzi, debbono necessariamente valutare, in funzione delle loro effettive esigenze, la convenienza sia dell’archiviazione e sia della conservazione ottica sostitutiva.
Nell’esaminare la necessità di utilizzare le due gestioni spesso si tende a considerare in modo prevalente la Conservazione Sostitutiva come soluzione univoca al risparmio, trascurando i notevoli vantaggi economici e di immagine che l’utilizzo anche della sola archiviazione può dare.
Attualmente la facoltà di eseguire la conservazione ottica sostitutiva dei documenti contabili e fiscali è stata approvata, si è in attesa di una circolare esplicativa al decreto di approvazione e della pubblicazione delle specifiche tecniche necessarie per inviare telematicamente all’Amministrazione Finanziaria i riferimenti dei documenti conservati otticamente che dovrebbe avvenire a breve.

LA NORMATIVA

La riproduzione dei documenti archiviati otticamente e conservazione sostitutiva è disciplinata da norme emanate dall’Amministrazione Finanziaria e supportate da criteri tecnici dettati dal Cnipa (centro nazionale per l’informatica nella pubblica amministrazione) ex Aipa.
Nel tempo si sono susseguiti vari provvedimenti, per semplificazione a seguire riportiamo i principali:
Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445
La pubbliche amministrazioni e i privati hanno la facoltà di sostituire, a tutti gli effetti, i documenti dei propri archivi, le scritture contabili, la corrispondenza e gli altri atti di cui per legge o regolamento è prescritta la conservazione cartacea , con la riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali
Decreto Legislativo 23 gennaio 2004 (G.U n.27 del 03/02/2004)
Definisce la modalità che assolve gli obblighi fiscali dei documenti informatici con l’eliminazione del cartaceo tramite il processo di conservazione sostitutiva.
Inoltre Il decreto prevede che i documenti siano corredati delle seguenti caratteristiche:

• Forma statica e non modificabili;
• Apposizione della firma digitale e della marca temporale che garantisce l’autenticità e l’integrità;
• La digitazione e memorizzazione su supporto ottico venga eseguito dal responsabile del procedimento di conservazione, figura che assolve tutte le fasi previste dalla procedura di conservazione, compresa la firma digitale e la marca temporale;
• Memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta;
• Invio all’Amministrazione Finanziaria di un file telematico con i riferimenti dei documenti conservati in modalità ottica.
Devono essere consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione al cognome, al nome , alla denominazione, al codice fiscale, alla partita Iva, alla data o associazione di quest’ultimi.

Le due operazioni di firma digitale e marca temporale sono già in uso da tempo per altre tipologie di conservazione o presentazione documentale, come la firma digitale richiesta per l’invio telematico del bilancio.

Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004 ( G.U. n.57 del 09/03/2004)
Regola le specifiche tecniche per la riproduzione e conservazione sostitutiva dei documenti su supporto ottico idonee a garantire la conformità dei documenti agli originali.
Viene definitivamente chiarito che possono essere archiviati su dischi ottici documenti analogici (cartacei, pellicole, audio video ecc) e i documenti informatici (testi immagini ecc..).
E-Bridge ACO - Archiviazione e Conservazione Ottica Sostitutiva: Specifiche del Prodotto
CARATTERISTICHE DEL PRODOTTO
Il prodotto eBridge-ACO “Archiviazione e Conservazione Ottica Sostitutiva” si rivolge a tutti quegli utenti che intendono organizzare al meglio il proprio lavoro e ottimizzare tempi/costi richiesti da una gestione documentale tradizionale.
EBridge-ACO tramite apposite funzioni di esportazione/importazione previste nel prodotto eBridge, versione ufficiale NO copia anni precedenti, prevede l’archiviazione “automatica” dei seguenti documenti :

LINEA CONTABILITÀ

- Libro giornale
- Registro cronologico
- Registro incassi e pagamenti
- Registro iva degli onorari
- Schede contabili
- Registro delle fatture di acquisto
- Registro delle fatture emesse
- Registro delle fatture in sospeso
- Registro dei corrispettivi
- Registro dei corrispettivi da ventilare
- Registro sezionale iva interno acquisti
- Registro sezionale iva interno vendite
- Registro sezionale iva interno dei corrispettivi
- Registro sezionale iva interno dei corrispettivi da ventilare
- Registro sezionale iva interno in sospensione
- Inventario
- Registro beni strumentali
- Registro spese manut.\ripar.
- Registro beni usati regime ordinario
- Registro beni usati regime globale – acquisti
- Registro beni usati regime globale - cessioni
- Registro corrispettivi art.74-ter
- Registro corrispettivi art.24
- Registro delle fatture emesse art.23
- Registro acquisti art. 74-ter
- Registro degli acquisti art.25
- Registro dichiarazioni di intento emesse
- Registro dichiarazioni di intento ricevute
- Registro unico dichiarazioni di intento

LINEA DICHIARATIVI

- IVA
- 730
- Unico persone fisiche
- Unico società di capitali
- Unico società di persone
- Unico enti non commerciali
- 770
- ICI

Attenzione: I documenti della linea Dichiarativi possono essere archiviati solo dopo aver eseguito la stampa laser ufficiale.

LINEA AZIENDA

- Fattura accompagnatoria
- Fattura immediata
- Fattura differita
- Fattura fiscale
- Bollettario
- Bolla di reso a fornitore
- Ricevute fiscali
- Note di variazione in aumento
- Note di variazione in diminuzione

Attenzione: I documenti della linea Azienda possono essere archiviati solo dopo aver eseguito la stampa ufficiale.

LINEA LAVORO

- Cedolino mensile
- Cedolino mensile riepilogativo
- Cedolino mensile statistico
- Cedolini T.F.R
- Cedolino annuale ufficiale
- Cedolino annuale statistico
- Registro presenze

Attenzione: I documenti della linea lavoro possono essere archiviati solo se si utilizza la riproduzione laser e dopo aver eseguito la stampa ufficiale.

ALTRE TIPOLOGIE DI DOCUMENTI

Oltre ai documenti sopra esposti il prodotto prevede delle specifiche opzioni per archiviare altre tipologie di documenti tipo:
- Ciclo passivo
- Documenti da scanner
- Documenti elaborati con prodotti Ms-office
- Immagini, foto e altro.

Tutto questo consente agli utenti eBridge maggiori possibilità di archiviazione e l’utilizzo del prodotto ACO anche da parte di utenti che non utilizzano il prodotto eBridge.
Il prodotto, oltre alla gestione del ciclo attivo e passivo dei documenti sopra esposti, permette al cliente che acquista anche uno solo dei quattro moduli di archiviazione, di usufruire dell’opportunità di avvalersi di uno strumento parametrizzato che gli consente di crearsi, a propria discrezione, uno o più archivi dove conservare qualsiasi altro documento non contemplato dal prodotto.

PRINCIPALI FUNZIONALITÀ

- Processo di conservazione sostitutiva a norma Cnipa

- Archiviazione dei documenti elaborati da eBridge
E’ prevista l’archiviazione in automatico, solo per quelli disponibili nella versione ufficiale NO copia anni precedenti, dei documenti elaborati nei moduli eBridge in formato PDF e riprodotti tramite l’utilizzo del prodotto Acrobat reader.

- Archiviazione di documenti provenienti da SCANNER
Si possono archiviare documenti riferiti ad una delle quattro linee (Contabilità, Fiscali, Azienda, Lavoro), oppure documenti elaborati con altri prodotti o di altra tipologia tipo immagini, foto ecc..

- Archiviazione di documenti elettronici
Si possono archiviare documenti elaborati da altri gestionali o con prodotti Office, disponibili nei formati word,excel, pdf, tif , jpg, ecc...

- Archiviazione della corrispondenza
Utilizzando la modalità scanner o da file è possibile archiviare la corrispondenza.

- Archiviazione di qualsiasi tipo di documento
Tramite un apposito modulo si possono archiviare documenti particolari o personali ( tipo contratti, progetti, schede, foto , immagini, ecc..) non acquisiti in automatico dal prodotto, definendo chiavi di ricerca personalizzate per ogni tabella generata.

- Ricerca semplice e veloce dei documenti
Funzioni di ricerca tramite chiavi predefinite, tipo l’identificazione del documento, il periodo, i dati anagrafici dell’intestatario e altre chiavi specifiche di ogni documento consentono di rintracciare velocemente uno o più documenti. Le ricerche possono essere semplici o articolate, parziali o complete, consentendo una immediata individuazione del/i documenti interessati.

- Visualizzazione e stampa dei documenti
I documenti archiviati vengono visualizzati utilizzando il visualizzatore proprietario del formato ( esempio: per il formato PDF verrà utilizzato Acrobat Reader, per il formato DOC Word e così via), possono essere stampati nello stesso formato ,grafico o testo , con il quale sono stati acquisiti.

Per le dichiarazioni dei redditi o per quei documenti dove risulta presente un modello ministeriale sarà riprodotta l’immagine del modello fiscale associata ai dati.

- Invio documenti tramite Email
Generazione automatica dell’Email, tramite l’utilizzo di Microsoft Outlook, il documento viene inserito come allegato e viene proposto come l’indirizzo di posta, se presente, dell’azienda o del soggetto interessato.

- Gestione dei servizi via internet previsti dalla firma digitale e dal riferimento temporale
In presenza di conservazione sostitutiva sono previste tutte le operazioni di firma, impronta del/i documenti, marca di controllo temporale, tutto nel rispetto della norma vigente.

- Produzione di CD e DVD per la conservazione o archiviazione storica

Generazione di un CD Rom o DVD che contiene i documenti da conservare o archiviare storicamente, includendo anche un programma che, utilizzando gli indici, previsti dalla norma, consente la ricerca, la visualizzazione e la stampa dei documenti.

L’archiviazione storica a differenza della conservazione sostitutiva, non richiede le operazioni di autenticità previste con la firma e la marca temporale quindi non consente di eliminare il cartaceo, ma permette di produrre un CD con le stesse caratteristiche di consultazione previste per la conservazione.

- Gestione dei profili utente
Definizione per ogni utente delle limitazioni di accesso ai documenti con l’assegnazione di una password personale.


I VANTAGGI

- Abbattimento dei costi di gestione:

• L'archiviazione ottica permette di ricercare velocemente i documenti e riprodurli, evitando, anche in presenza dell’archivio cartaceo, una serie di operazioni tipo: identificazione dell'armadio – scaffale -raccoglitore, fotocopie dell'originale nel numero richiesto, spillatura ecc..., operazioni che richiedono tempo e quindi costi.
• La fase di archiviazione, per i documenti elaborati con moduli eBridge, viene gestita in automatico tramite specifiche funzioni che garantiscono la massima sicurezza nell’originalità dei documenti.

- Riduzione degli spazi dedicati agli archivi:
• Interi armadi pieni di documenti possono essere contenuti in un solo CD o DVD.

- Riduzione dei tempi di ricerca:
• La consultazione è semplice e immediata.
• Un archivio cartaceo richiede tempi che vanno da 10 minuti a diverse ore a seconda di due parametri: dove è collocato l'archivio (scaffale nello stesso ufficio, locale appositamente adibito, cantina, magazzino esterno) e dal tipo di ricerca (coerente o meno con l'organizzazione dell'archivio).

- Invio rapido tramite e-mail

- Portabilità:
• Uno o più archivi possono essere contenuti su un CD, quindi consultabili immediatamente in qualsiasi posto purchè sia presente un Pc.
• A esempio il commercialista può fornire un CD ai propri clienti permettendo loro di consultare i propri documenti elaborati ed archiviati dallo studio.

- Inalterabilità:
• I documenti non possono essere variati, possono essere consultati e stampati all’occorrenza una o più volte.

- Sicurezza:
• La possibilità di creare più copie dello stesso CD consente di avere l’assoluta certezza di non perdere nessun documento.
• Tramite la gestione delle autorizzazioni concesse al proprio personale viene garantita la massima riservatezza.

- Immagine Aziendale:
• L’immediata ricerca del documento, la possibilità di riprodurre il documento in formato cartaceo, la disponibilità di fornire un CD ai propri clienti permettono al Commercialista o all’Azienda di fornire un servizio efficiente ai propri clienti.

E-Bridge ACO : Politica Commerciale

La politica commerciale della nuova linea di prodotto Archiviazione predispone un’offerta articolata mirata a soddisfare le specifiche esigenze delle Aziende e dei Commercialisti. Il listino prevede, infatti, la possibilità di scegliere le seguenti soluzioni :

- Acquistare la licenza d’uso dei moduli Archiviazione per la gestione di una sola azienda (monoazienda) oppure per quella di più aziende (multiazienda);
Tale soluzione favorisce le aziende che intendono gestire la sola archiviazione dei propri dati ( monoazienda) usufruendo di un minor costo rispetto alla gestione multiazienda.

- Acquistare uno o più moduli in funzione della propria attività e necessità organizzativa aziendale o dello studio.
I moduli attualmente previsti sono cinque: quattro si riferiscono alle linee eBridge ( Contabilità, Azienda, Lavoro, Dichiarativi) interessate all’acquisizione automatica dei dati e gestione da parte dell’Archiviazione, il quinto si riferisce alla Conservazione sostitutiva che risulta così trasversale sui quattro moduli.

La tipologia di vendita così strutturata consente di formulare un costo di acquisto e di canone annuo tagliato su misura per le effettive necessità.

La licenza multi azienda nei caso dei commercialisti risulta indispensabile.

E-Bridge ACO: Offerta

E’ prevista, per chi acquista entro il 31 marzo 2007 uno dei quattro moduli di archiviazione (Contabilità,Azienda,Lavoro,Dichiarativi), una offerta particolare che include, in forma gratuita, la licenza e il canone SAM per del 2007 del modulo di Conservazione.

In altre parole in questo periodo potrà archiviare anche documenti appartenenti ad altre linee di prodotto diverse da quelle per le quali ha acquistato il modulo di archiviazione. Dopo fine marzo l’archiviazione verrà vincolata ai soli moduli acquistati. In questo modo potrà così provare l’utilità della soluzione e decidere di allargarne l’utilizzo anche su aree che in primo momento aveva ritenuto non necessarie.

Tale offerta commerciale consente un costo di acquisto competitivo con un risparmio che varia da € 445,00 per il mono Aziendale a € 590,00 per il multi Aziendale.

Per l'acquisto contestuale di più moduli sono previste diverse fascie di sconto sul prezzo della Licenza d'uso e del canone SAM, dal 10% al 35%.

LISTINO PREZZI - Monoaziendale

eBridge - ACO Archiviazione & Conservazione

DESCRIZIONE
LICENZA
SAM

Contabilità
€ 210,00
€ 120,00
Azienda
€ 175,00
€ 120,00
Lavoro
€ 175,00
€ 120,00
Dichiarativi
€ 140,00
€ 120,00

Conservazione

(Gratuito per acquisto di uno dei quattro moduli precedenti)

€ 245,00

Gratuito

€ 200,00

Gratuito Anno 2007

Configurazioni KIT

Contabilità - Azienda - Lavoro - Dichiarativi
€ 490,00
€ 330,00
Contabilità - Lavoro
€ 350,00
€ 200,00
Contabilità - Azienda
€ 350,00
€ 200,00

*Prezzi IVA 20% esclusa

LISTINO PREZZI - Multiaziendale

eBridge - ACO Archiviazione & Conservazione

DESCRIZIONE
LICENZA
SAM

Contabilità
€ 300,00
€ 160,00
Azienda
€ 250,00
€ 150,00
Lavoro
€ 250,00
€ 150,00
Dichiarativi
€ 200,00
€ 140,00

Conservazione

(Gratuito per acquisto di uno dei quattro moduli precedenti)

€ 350,00

Gratuito

€ 240,00

Gratuito Anno 2007

Configurazioni KIT

Contabilità - Azienda - Lavoro - Dichiarativi
€ 700,00
€ 420,00
Contabilità - Lavoro
€ 500,00
€ 300,00
Contabilità - Azienda
€ 500,00
€ 300,00

*Prezzi IVA 20% esclusa



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